Oft kommunizieren Rechtsanwälte mit ihren Mandanten
(mit deren Einverständnis) ohne Verschlüsselung per einfacher E-Mail. Die Verschlüsselung auch von E-Mails ist zwar kostenfrei möglich. Die Verschlüsselung findet aber oft nicht
statt, weil die dafür notwendigen Zusatzprogramme auch vom Empfänger (Mandanten) erst eingerichtet und dann richtig bedient werden müssen. Eine unverschlüsselte E-Mail ist für vertrauliche
Informationen, wie den Inhalt der Kommunikation zwischen Rechtsanwalt und Mandant, allerdings immer weniger geeignet. Mein Büro setzt stattdessen darauf, dass alle Schriftstücke verschlüsselt verschickt werden, ebenso sicher verschlüsselt auf
einem Server in Deutschland liegen und dort von Ihnen mit jedem beliebigen (internetfähigen) Gerät abgerufen und erst auf ihrem eigenen
Rechner, Tablet oder Handy wieder entschlüsselt werden. Nur die Nachricht, dass ein neues Schriftstück
in ihrer Online-Akte auf Sie wartet, erhalten Sie unverschlüsselt per E-Mail. Diese E-Mail enthält keine weiteren, sensible Angaben.
Der erste Schritt: Zugang zur eigenen Online-Akte
Zur Begrüßung haben Sie per E-Mail einen Hinweis auf diese Webseite erhalten. Das bedeutet,
dass ich als ihr Rechtsanwalt eine Online-Akte für Ihren Fall angelegt
habe. Zugang zur Online-Akte erhalten Sie nur mit einem Passwort. Per Post,Telefax, SMS oder telefonisch wird Ihnen mein Büro Ihr vorläufiges Passwort mitteilen. Sobald Sie dieses Passwort haben, können
Sie die Seite https://rafeske.mavora.de erstmals aufrufen. Dort geben Sie Ihren
Benutzernamen und Ihr vorläufiges Passwort ein. Sie werden bei diesem ersten Besuch aufgefordert,
ein eigenes Passwort zu vergeben. Weil auch dieses individuelle Passwort verschlüsselt auf dem Server
gespeichert wird, ist nur Ihnen dieses endgültige Passwort bekannt.
Wie erfahre ich, ob es Neuigkeiten in meinem Fall gibt?
Mein Büro stellt sämtliche in ihrem Fall ein- und ausgehenden Dokumente (meine Nachrichten an Sie oder Dritte, Schreiben an die Gegenseite, von der Gegenseite oder Dritten eingehende Post, auch gerichtliche
Mitteilungen, Verfügungen und Entscheidungen) für Sie als PDF-Datei verschlüsselt auf meinen MavoRA-Server ein.
Der Server sendet Ihnen dann automatisch eine E-Mail zur Benachrichtigung und informiert Sie so, dass es ein neues
Dokument für Sie gibt.
Wie komme ich an meine Dokumente?
Folgen Sie einfach dem Link aus der Benachrichtungsmail. Ihre Dokumente sind über diesen Link immer erreichbar. Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem selbst festgelegten Passwort angemeldet haben, öffnet sich ihre Online-Akte mit einer Übersicht aller Dokumente. Auch auf die Dokumente greifen Sie einfach mit Ihrem
Browser zu. Alle aktuellen und gängigen Browser sind dafür geeignet. Bei Safari
sind andere Dateiformate als PDF aber nur umständlich zu öffnen. Mein Büro wird Ihnen darum vorzugsweise PDF-Dateien in die Online-Akte übermitteln.
Kann ich die Dokumente auch mit Smartphone oder Tablet lesen?
Ja, Sie brauchen keine eigene App, es genügt der Browser des Geräts.
Kann ich die Dokumente auf meinem Rechner speichern?
Ja, Sie können die entschlüsselten Dateien auf Ihrem Rechner speichern.
Kann ich die Dokumente online noch einmal aufrufen?
Ja, die Dateien in Ihrer Online-Akte sind auch nach dem ersten Aufruf und einem Herunterladen weiterhin online für Sie verfügbar.
Wie kann ich meinem Rechtsanwalt etwas schicken?
Sie können meinem Büro auf dem gleichen Weg Nachrichten und Dokumente zukommen lassen. Zum Übermitteln eines Dokuments ziehen
Sie einfach die gewünschte Datei in den Browser, den Rest erledigt die Anwendung MavoRA. Bevor ihre Nachricht an mich abgesandt wird, haben
Sie noch Zeit für Korrekturen oder Ergänzungen. Falls Sie einmal eine falsche Datei von Ihrer Festplatte zur Übermittlung an mein Büro ausgewählt haben sollten, können Sie Innerhalb von 5 Minuten die Datei wieder aus der Übersicht
löschen. Mein Büro erhält darüber keine Nachricht. Mein Büro
wird erst danach vom MavoRA-Server benachrichtigt, dass Sie ein Dokument oder eine Nachricht an mich geschickt haben.
Die maximale Größe der zu übermittelnden Datei beträgt 50,0 MB.
Wann werden die Daten meiner Online-Akte gelöscht?
Solange ich an ihrer Rechtssache arbeite, bleiben die Daten auf
dem Mavora-Server online. Wenn die Angelegenheit abgeschlossen ist, erhalten Sie dazu eine Nachricht und haben dann noch einen Monat Zeit, die Dateien
aus ihrer Online-Akte auf Ihren eigenen Computer herunterzuladen und dort zu speichern. Nach Ablauf des Monats wird Ihr Zugang zur Onloine-Akte automatisch geschlossen
und zeitgleich alle Inhalte der Online-Akte unwiderruflich gelöscht. Wenn mein Rechtsanwaltsbüro für Sie weitere Angelegenheiten unter anderen
Aktenzeichen betreibt, sind diese anderen Online-Akten davon nicht betroffen. Die Löschung betrifft immer nur
die einzelne erledigte Online-Akte.
Kostet die Benutzung der Online-Akte etwas?
Nein, sämtliche Kosten für diesen sicheren Kommunikationsweg trägt mein Rechtsanwaltsbüro.
Für die Online-Akte nutzt mein Rechtsanwaltsbüro den Dienst der SOLE Software GmbH, Sommerbergstraße 97,
66346 Püttlingen, Geschäftsführer Dominik Leibenger, Register AG Saarbrücken
HRB 103260.